Ce qu’il faut démontrer
L’EHPAD dispose d’un circuit utilisable pour déclarer les événements concernant résidents et fonctionnement, puis décider et suivre la réponse apportée.
Méthode : Entretien ESSMS et consultation documentaire, dans le cadre du audit système (voir la méthode en EHPAD).
Les mesures à mettre en place dans l’EHPAD
- Mettre à disposition une fiche ou un outil de déclaration EI accessible aux équipes de soins, d’hôtellerie, d’animation et de nuit ; champs utiles : date, lieu, faits, résident concerné si besoin, conséquences, mesures immédiates et déclarant.
- Décrire dans une procédure locale qui reçoit les fiches, qui assure la sécurité immédiate, qui qualifie l’événement, qui mène l’analyse et où sont suivies les corrections ; donner un relais joignable hors horaires administratifs.
- Illustrer le circuit par les événements possibles dans cet EHPAD (chute avec défaut d’alerte, erreur de médicament, fugue ou disparition inquiétante, rupture de chauffage, incident de repas) sans décider à l’avance qu’ils sont tous « graves ».
- Tenir un registre sécurisé ou tableau de suivi reliant chaque déclaration à sa date de prise en charge, sa qualification, son responsable, la réponse apportée et l’état de l’action ; distinguer faits concernant le résident et informations destinées aux autorités.
- Pour un événement lié aux soins, utiliser si besoin le guide HAS-FORAP 2026 d’analyse EIAS ; orienter les événements relevant de L. 331-8-1 vers la déclaration externe prévue par R. 331-8, sans attendre la clôture de l’analyse.
Les éléments d’évaluation et les preuves à rechercher
EE 1 · Entretien essms
L’ESSMS organise le recueil des évènements indésirables.
- Une procédure et un support de déclaration réellement accessibles identifient les destinataires, y compris la nuit et le week-end.
- Une déclaration anonymisée issue d’un secteur non soignant montre que le circuit recueille aussi un fait touchant la sécurité ou le fonctionnement de l’EHPAD.
- Le directeur explique comment une alerte urgente transmise oralement est sécurisée puis enregistrée.
- Le registre ou outil permet de retrouver date, faits, conséquences connues et mesures immédiates sans exposer inutilement les données du résident.
EE 2 · Entretien essms
L’ESSMS organise le traitement des évènements indésirables.
- Sur un cas anonymisé, la fiche est reliée à une décision, un responsable et une action suivie, au-delà du simple dépôt de la déclaration.
- La direction montre le tri entre événement courant, événement à analyser en profondeur et situation nécessitant un signalement externe, selon les faits.
- Une mesure immédiate de protection du résident et une correction organisationnelle sont distinguées lorsque les deux sont nécessaires.
- Le tableau de suivi permet de retrouver la date de mise en œuvre et la vérification d’efficacité d’une correction.
- Pour une situation déclarable, la trace du formulaire adressé à l’autorité compétente reste distincte de la fiche EI interne.
Ce que change le statut de critère impératif
Un critère impératif ne peut pas être coté non concerné. Une cotation 1, 2 ou 3 entraîne un formulaire « critère impératif » et l’élaboration d’un plan d’action spécifique, transmis à l’autorité compétente avec le rapport d’évaluation (fiches pratiques 7 et 8 du manuel HAS).
Sources : HAS, manuel ESSMS, juillet 2025, p. 154 ; HAS-FORAP, Analyse des EIAS, mise à jour mai 2026 ; CASF, L. 331-8-1 et R. 331-8 à R. 331-10.