Ce qu’il faut démontrer
La direction peut retracer qui a été informé d’un événement et des mesures prises, et démontrer les déclarations aux autorités lorsque le fait relève du cadre légal.
Méthode : Entretien ESSMS, CVS et documents, dans le cadre du audit système (voir la méthode en EHPAD).
Les mesures à mettre en place dans l’EHPAD
- Sur chaque EI traité, inscrire dans le dossier ou la fiche de suivi les personnes informées et la date : résident concerné, proche ou représentant selon la situation, équipe chargée des suites ; adapter le contenu et le canal à chacun.
- Présenter au CVS, de façon anonymisée, les dysfonctionnements et événements relevant de L. 331-8-1 qui affectent l’organisation ou le fonctionnement de l’EHPAD et les mesures prises ou envisagées ; en garder trace au compte rendu.
- Utiliser, pour les faits relevant de L. 331-8-1, le « Formulaire de transmission de l’information aux autorités administratives » annexé à l’arrêté du 28 décembre 2016 ; dater l’envoi sans données nominatives et conserver les compléments envoyés.
- Si l’alerte aux autorités a été orale, confirmer par courriel ou courrier dans les 48 heures selon R. 331-8 ; pour un EIGS déclaré à l’ARS, vérifier la règle d’équivalence et les autres destinataires éventuels de R. 331-9.
- Communiquer aux équipes les enseignements et consignes issus de l’événement par transmission ciblée ou réunion, en évitant les informations personnelles sans utilité pour leur travail.
Les éléments d’évaluation et les preuves à rechercher
EE 1 · Entretien essms
L’ESSMS communique sur les évènements indésirables et leur traitement auprès des parties prenantes.
- Sur un cas anonymisé, les traces distinguent l’information donnée au résident ou à son représentant, celle utile aux professionnels et celle destinée à l’instance collective.
- Le compte rendu du CVS reprend un fait entrant dans R. 331-10 qui a affecté l’organisation ou le fonctionnement et les dispositions prises ou envisagées ; les membres peuvent en parler.
- Une consigne ou un retour d’expérience adressé aux équipes montre ce qui change dans le travail après l’événement.
- Le bilan collectif évite d’identifier le résident ou le salarié ; une diffusion large de la fiche brute n’est pas attendue.
EE 2 · Entretien essms
L’ESSMS signale les évènements indésirables graves aux autorités.
- La direction explique les critères de L. 331-8-1 et les catégories de l’arrêté du 28 décembre 2016 pour décider si un événement est à transmettre.
- Pour un exemple relevant de ce régime, le formulaire de transmission et la preuve d’envoi à l’autorité administrative compétente sont retrouvables, avec la date et sans données nominatives.
- Si l’information initiale a été donnée oralement, une confirmation écrite dans les 48 heures est traçable.
- Pour un EIGS déclaré à l’ARS, la direction vérifie la règle de R. 331-9 et l’information d’une autre autorité compétente si la structure en relève.
- Les compléments transmis après le signalement initial sont associés au même événement.
Ce que change le statut de critère impératif
Un critère impératif ne peut pas être coté non concerné. Une cotation 1, 2 ou 3 entraîne un formulaire « critère impératif » et l’élaboration d’un plan d’action spécifique, transmis à l’autorité compétente avec le rapport d’évaluation (fiches pratiques 7 et 8 du manuel HAS).
Sources : HAS, manuel ESSMS, juillet 2025, p. 155 et guide CVS ; CASF, L. 331-8-1, R. 331-8 à R. 331-10 ; arrêté du 28 décembre 2016 et son formulaire annexé.